REVISTA VIRTUAL ODONTOLOGÍA EJERCICIO PROFESIONAL

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Artículo:

PLANIFICACIÓN EN ODONTOLOGÍA: DE LA TEORÍA A LA PRÁCTICA

Autores:
Dr. Jaime Otero M. – Dr. Jaime Otero I. Email: jotero@odontomarketing.com

Introducción:

¿Qué duda cabe que la planificación y la planificación estratégica nos brindan a los odontólogos y a los gerentes odontológicos diferentes técnicas y herramientas para propiciar el exitoso manejo de la empresa dental?

Sobre todo, si definimos acertadamente a la empresa de servicios odontológicos como "Aquel esfuerzo y trabajo individual o grupal, encaminado hacia el logro de los objetivos previamente declarados". Es así que deberíamos identificar la crucial importancia de mirar hacia el futuro (para establecer las metas específicas y concretas que guiarán nuestra labor en el centro odontológico) y de declarar un propósito exacto que sirva como un agente que: aglutine organizadamente el trabajo individual de todos establezca una fuente de motivación para las acciones laborales cotidianas genere un espacio para la mutua colaboración sirva para establecer un marco de trascendencia

De dicho modo: la herramienta más potente para propiciar el éxito empresarial en Odontología (entendiendo precisamente al éxito como el logro de los objetivos que la empresa dental se plantea), sería por ende la planificación o planeación. Ya que estamos frente al momento del proceso administrativo en el que (luego de hacer previsión, para acercarnos al estudio y a la comprensión de la realidad), enunciamos de modo específico:

dónde estamos actualmente (Misión) hacia dónde deseamos encaminarnos en el futuro (Visión) cuáles son las líneas de acción que realmente importan (Objetivos) qué factores podrían ayudar o dificultar el logro de los objetivos (Análisis FODA: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) qué caminos específicos transitaremos para ir de la Misión y la Visión (Estrategias) qué caminos tomaremos exactamente para concretar nuestras metas (Programación de la acción)

Planificación en Odontología, más allá de la teoría:

Bajo la luz de dichas promisorias ideas, debemos también señalar con mucha claridad que no logramos prácticamente nada si nos limitamos solamente a hacer ejercicios teóricos de planificación o si la labor planificadora concluye con la redacción de un plan estratégico estupendo. Pues el esfuerzo habrá sido en vano, si es que en parelelo no logramos aterrizar dichas directivas en nuestra cotidianidad, si no las compartimos de modo práctico y eficiente con los que nos acompañan en el trabajo en la clínica dental o si lo que señala el plan no se lleva concretamente a la práctica.

Entonces, las cuestiones medulares para lograr armonizar la planificación con el desarrollo de nuestro centro odontológico serían:

• ¿Qué vamos a hacer en concreto como equipo para lograr los objetivos?
• ¿Qué cambios específicos debemos implementar en nuestros procesos?
• ¿Qué más tendríamos que hacer para generar el logro de la visión?
• ¿Cómo transformaremos nuestra realidad actual para lograr lo propuesto?

Planificación en Odontología, en la práctica:

Llevar la teoría de la Planificación a la práctica en un consultorio dental no necesariamente es una tarea difícil. Sin embargo, se deden tomar en cuenta algunos criterios elementales para aterrizar lo que establece el plan estratégico del centro dental a la labor que desempeña cada uno de los miembros del equipo de trabajo en Odontología. Veamos algunas recomendaciones al respecto, usando algunos ejemplos concretos:

1. Redactar adecuadamente los Objetivos:

Los objetivos deben invitarnos directamente hacia la acción. Para ello, tiene mucho sentido redactar cada objetivo empleando una oración que empiece con un verbo en infinitivo, prefiriendo aquellos verbos que denoten acciones concretas:

Objetivos adecuados		Objetivos mejorables
Conseguir 350 pacientes nuevos en los próximos 6 meses Implementar un nuevo sillón dental antes de fin de año Disminuir en un 30% las citas canceladas por los pacientes Lograr que el 75% de nuestros pacientes acepten el plan de tratamiento integral		Perfeccionar el trabajo de todos en la clínica dental Mejorar la calidad del servicio que prestamos a nuestros pacientes Fomentar un adecuado clima laboral Mejorar las finanzas del centro odontológico Brindar un servicio personalizado

Como se puede observar, los objetivos correctamente redactados deben ser precisos y preferiblemente deben establecer con precisión la magnitud de lo que se desea lograr. Esto implica por lo menos dos asuntos:

a. el previo conocimiento de la realidad y de los resultados que venimos alcanzando

b. el establecimiento de metas reales y alcanzables para el futuro

2. Articular los enunciados de los objetivos con acciones concretas:

Imaginemos una clínica dental, que luego de: declarar su Misión, Visión y Objetivos; de realizar un análisis de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas y de elegir las estrategias convenientes, tenga en mente el logro del siguiente objetivo: "Conseguir 350 pacientes nuevos en los próximos 6 meses".

Luego, si desea realmente alcanzar la meta planteada, deberá avanzar en la línea de establecer con precisión qué hará en concreto para lograr el objetivo. Es entonces que tiene sentido identificar, por ejemplo:

• ¿Qué se hará en concreto durante el ciclo de atención que se brinda a los pacientes, para que estos recomienden a sus amigos y familiares el servicio odontológico que reciben?
• ¿Qué material gráfico se imprimirá en concreto, para procurar conseguir más pacientes y a quién se entregará?
• ¿Qué se hará en la página web y/o en las redes sociales en concreto para favorecer el logro?
• ¿Cómo se medirá en concreto los resultados relacionados al objetivo planteado y cómo se dará cuenta en concreto que avanza convenientemente?
• ¿De qué otros modos procurará conseguir pacientes, además de promoviendo la recomendación?

Nunca olvide que: "Si desea resultados diferentes, debe realizar algún cambio en su labor actual y que dicha modificación o innovación siempre deberá ser medida.

3. Agende las actividades que plantea su plan:

Para efectos de llevar la planificación a la práctica, es también imprescindible aterrizar de modo preciso cada uno de los objetivos que se propone alcanzar, en las actividades y las tareas necesarias. Es decir, es necesario "fragmentar" las líneas de acción que desea implementar, en distintas acciones individuales.

Con ello, luego es también recomendable establecer de modo preciso:

• ¿Quién se encargará de realizar cada una de dichas acciones?
• ¿Quién supervisará que dichas acciones se lleven a cabo?
• ¿Cómo se evaluará la ejecución de dichas acciones?
• ¿Cuándo se realizarán dichas acciones?
• ¿Con qué peridicidad se efectuarán dichas acciones?
• ¿Qué se necesita para que dichas actividades puedan ser realizadas?

Es así como tiene mucho sentido anotar directamente en la agenda diaria, aquellas actividades que va programando mientras planifica. Si quedan en un cuadro en el archivo electrónico en el que ha redactado su plan o en el documento impreso en un cajón, lo más probable es que se olvide de realizarlas o las vaya postergando.

Más bien, si tiene a la mano el cronograma de acción o como le sugerimos lo incluye directamente en su agenda de trabajo diario: tiene mucho más opciones de llevarlas a cabo.

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