Volumen 8 Edición 92 Diciembre 2007 ISSN 1608-1633

¿Cuántos pacientes necesita mi consultorio dental? Parte 1: Factor tiempo

Autores: Dr. Jaime Otero M. - Dr. Jaime  Otero I.

1. Introducción:

Existen preguntas simples y de sentido común, que muchas veces los odontólogos olvidamos plantearnos. Sin duda, una de ellas se relaciona a la necesidad e importancia de establecer primero que nada, cuántos pacientes tenemos en la actualidad (pacientes, no citas) y luego, determinar el número de pacientes que se necesitarían para mantener nuestro sillón odontológico con un  adecuado grado de ocupación.

Como en muchos casos, la respuesta a la interrogante depende de las características propias de cada centro dental. Por ello, el presente artículo le entrega algunos lineamientos y consideraciones generales, para que cada quien pueda responder a la pregunta, para su caso en particular.

 

2. Propósito:

En el presente aporte, estableceremos una ruta para resolver la interrogante planteada a partir de la variable tiempo y en la próxima entrega nos enfocaremos en otros parámetros, más bien vinculados a aspectos económicos.

3. Metodología:

Parámetros a considerar:

Para determinar el número de pacientes que se necesita en una clínica dental, a partir de la variable tiempo, debemos valorar e identificar diferentes parámetros, como por ejemplo:

• Número de sillones disponibles

• Horario de atención

• Consumo dental por paciente

• Grado de delegación de funciones

• Grado de aplicación de técnica a 4 manos

• Discrepancia entre el tiempo de permanencia del paciente en el consultorio y el tiempo de atención en el sillón

• Especialidades o tratamientos más frecuentes

3.1. Tiempo anual total

Si hablamos de 1 sillón odontológico que labore con un horario de atención de 8 horas diarias de lunes a viernes, podemos proyectar el tiempo anual total, de la siguiente manera:

tiempo anual total		Horas de atención diarias x días laborables por año
	=

Así, tendríamos en el ejemplo: 8 horas diarias, 22 días laborables al mes y 12 meses en el año, lo cual nos daría:

• 8 x 22 = 176 horas totales al mes

• 176 x 12 = 2112 horas totales al año

Obviamente, si Ud. trabajara solamente 4 horas diarias de lunes a viernes, hablaríamos de 88 horas mensuales y 1056 horas anuales y de la misma manera, para cualquier otra posibilidad de horario de atención.

3.2. Tiempo anual efectivo

Este es el tiempo del que disponemos en teoría, pues en la práctica existen diferentes eventualidades e interrupciones, que impiden que el sillón dental trabaje sin parar el 100% del tiempo consignado en el horario de atención. Por ejemplo:

• tardanzas o inasistencia de los pacientes o los miembros del consultorio

• cancelación de citas

• interrupciones en la labor clínica (el paciente solicita ir al baño, enjuagarse la boca, llamadas telefónicas, etc.)

• Falta de insumos

• Tiempos de espera vinculados a comportamiento de materiales dentales

• Otras

Para intentar cuantificar éste factor, diremos que a pesar de no encontrar nada específico publicado, tenemos distintos indicios que sugieren que la productividad máxima a la que se podría aspirar, es logrando atenciones odontológicas durante el 75% del tiempo teórico, con lo cual llegaríamos a:

tiempo anual efectivo		Horas de atención diarias x días laborables por año x 0.75
	=

Para el ejemplo consignado, podríamos establecer:

• 8 x 22 x 0.75 = 132 horas efectivas al mes

• 132 x 12 = 1584 horas efectivas al año

3.3. Tiempo promedio anual de consumo por paciente

Luego, es necesario determinar otro parámetro muy importante en el consultorio, referido al tiempo promedio anual de consumo por paciente, que se refiere a la suma de cada una de las citas que tienen nuestros pacientes durante un año.

Obviamente, hay pacientes que solo nos visitan sólo una vez en un año durante 15 minutos y otros que consumen mucho más, como por ejemplo: pacientes en tratamiento de ortodoncia fija (aproximadamente 3 a 4 horas por año); rehabilitación oral (aproximadamente 2 a 3 horas por corona), etc..

Por ello, lo que se busca para simplificar la cuestión, es encontrar un valor promedio para nuestra clientela, a partir de consolidar los datos de la libreta de citas o de las fichas dentales de nuestros pacientes (en donde en teoría se deja constancia de cada atención), como se sugiere a continuación:

PACIENTE	DURACIÓN DE CITAS (minutos)
	Cita 1	Cita 2	Cita 3	Cita 4	Cita 5	Cita 6	Cita 7	Cita 8	Total
1	60	30	30	-	-	-	-	-	120
2	35	60	-	-	-	-	-	-	95
3	20	20	-	-	-	-	-	-	40
4	25	-	-	-	-	-	-	-	25
5	30	60	30	45	-	-	-	-	165
6	20	40	30	-	-	-	-	-	90
7	60	-	-	-	-	-	-	-	60
....
								Promedio	85 minutos

Podrá elegir entre tabular a todos sus pacientes o tomar una muestra referencial de los mismos. Podrá llegar así a un valor promedio general o si lo prefiere y tiene un mayor grado de detalle en el manejo de la información de su consultorio, clasifique su clientela en 4 grupos o rangos representativos.

3.4. Cálculo del número de pacientes según la variable tiempo

Como ya seguramente está "sospechando", una vez que se tiene el tiempo anual efectivo del consultorio y el  tiempo promedio anual de consumo por paciente, se puede encontrar con facilidad el número de pacientes necesario, de la siguiente manera:

número de pacientes		tiempo anual efectivo del consultorio
	=	---------------------------------------------------------------------------------------
		tiempo promedio anual de consumo por paciente

4. Resultados:

De esta manera, podríamos acercarnos ya a la respuesta a la interrogante planteada. Siguiendo con el ejemplo planteado, tomemos como ejemplo un sillón odontológico que labore las 1584 horas efectivas al año para proyectar el número necesario de pacientes, según distintos valores promedio de tiempos de consumo al año por paciente:

tiempo promedio anual de consumo por paciente		Número de pacientes
15 minutos		6336
30 minutos		3168
1 hora		1584
2 horas		792
4 horas		396
6 horas		264
8 horas		198

Es decir, un consultorio dental trabajando de lunes a viernes 8 horas diarias con un promedio anual de consumo por paciente de 1 hora, necesitaría 1584 pacientes; de 30 minutos, 3168 pacientes y así según sea el caso.

5. Conclusiones y recomendaciones:

Si es que su centro odontológico tuviera 2, 3 o más sillones, proceda como se indica en el presente aporte calculando los pacientes necesarios por cada sillón de manera independiente o multiplique por 2, 3 o más el tiempo anual efectivo por sillón para obtener el tiempo anual efectivo de la clínica.

Los resultados obtenidos a partir del presente análisis no solo nos permitirán contestar a la interrogante planteada, sino que también tendremos más luces sobre la naturaleza de la atención en nuestro consultorio y los resultados globales del mismo.

Del mismo análisis se desprende que, si es que el número de pacientes necesarios supera al número de los pacientes actuales, podemos enfocar nuestros esfuerzos de mercadeo ya sea para lograr más pacientes o para incrementar el tiempo promedio por paciente, lo cual a priori es ciertamente más sencillo y económico.

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