Vol 8 Edición 85 Mayo 2007 - ISSN 1608-1633
Aprovechando el tiempo libre de
nuestras asistentas
Autores: Dr. Jaime Otero M. -
Dr. Jaime Otero I.
Introducción:
Algún tiempo atrás leímos en un
libro del que no tenemos la referencia exacta (pues cometimos el error de no
anotar la fuente), que las personas no trabajaban efectivamente más allá del
50 % del tiempo que se encuentran en sus centros de labores.
Una gran proporción del tiempo
lo dedican a realizar acciones diferentes (muchas veces no complementarias),
a aquellas que las llevan a cumplir sus responsabilidades y sus
obligaciones: elocuentes conversaciones sobre asuntos particulares,
prolongados comentarios sobre hechos del ambiente que las rodea, hablar por
teléfono con amistades o familiares, etc., etc., son frecuentes en
muchos centros de trabajo. Creemos honestamente que esta realidad no es
ajena a lo que sucede en algunos de nuestros consultorios.
Uso racional del tiempo
Por supuesto que nos llamó la
atención aquello que leímos y que le hemos referido, pero es un hecho
innegable, que son muchos los minutos que nuestro personal asistente y
nosotros mismos, nos encontramos sin producir de manera directa y realmente
"perdemos el tiempo" innecesariamente.
Atender a quien nos visita
oportunamente, realizando conversaciones que nos llevan a un reforzamiento
de las relaciones interpersonales con nuestros pacientes y proveedores, así
como algunas de las llamadas telefónicas que habitualmente atendemos, ocupan
una buena cantidad de los minutos que estamos en el consultorio y en algunas
oportunidades son importantes para el sostenimiento y desarrollo de nuestro
trabajo, pero en muchas oportunidades no lo son.
Por supuesto que no deseamos que
se nos mire como "esclavizadores" o como fanáticos exagerados del trabajo
propio y de terceros y que preconizamos situaciones en las cuales la gente
apenas tenga tiempo para respirar, pues tenemos el convencimiento que se
debe armonizar tiempos de trabajo efectivo y concreto con minutos de relax o
intervalos de diálogo con quienes nos rodean. Estas pausas son importantes
pues así liberamos aquella tensión fruto del desarrollo de nuestras acciones
y de nuestras responsabilidades.
Alguna vez escuchamos a un
dentista con mayor experiencia que nosotros que "Secretaria que mira el
techo, es por que el dentista no le ha dado nada para hacer". Es verdad. Si
queremos ver a nuestros empleados produciendo, démosles con mucha precisión
y claridad, tareas o encargos para realizar, aconsejándose que se les fije
fechas límites para aquello que les pidamos, aclarándoles la importancia de
aquello que estarán haciendo y el por qué necesitamos que se obtengan
resultados concretos.
Le vamos a señalar, algunas
cosas que podamos encargarles a nuestro personal asistente, para que lo
ejecute en los momentos que tienen libre. Lo fundamental es que con su
cooperación, se obtenga información y en algunos casos sea procesada para
conocer mejor y más de cerca la eficiencia y la eficacia operativa de
nuestro trabajo:
Tareas para aprovechar mejor
el tiempo libre
a) Contar el número de
pacientes que fueron citados durante el mes.
b) Determinar el número de
personas citadas y su proporción sobre el total que sí cumplieron con
asistir a su cita.
c) Obtener el número y
proporción sobre el total de citados, de pacientes que simplemente no
vinieron. Identificarlos.
d) Determinar el total y la
proporción de personas que cancelaron su cita, horas o minutos antes del
momento en que estaban citados . Identificarlos pues son pacientes que
si lo hacen de manera rutinaria, o les hablamos o los cancelamos como
pacientes. Cuántas veces no le habrá pasado a Ud. que ha dejado de hacer
cosas personales que le son de mucha importancia, ha llegado volando al
consultorio para cumplir con quien tenía citado y esta persona
simplemente no asistió y menos tuvo la delicadeza de llamar para excusar
su inasistencia.
e) Determinar el total y
proporción de personas que llegaron tarde a su cita. Identificarlos,
pues ellos alteran que podamos cumplir con puntualidad con quienes sí lo
son. En más de una oportunidad hemos identificado personas que piden
insistentemente cita a las 4 y llegan 4:30 o 4:45 sin ningún desparpajo.
A ellos es recomendable decirles que tienen cita a las 4 y anotarlos en
el cuaderno de citas a las 4:30 o 4:45.
Para lograr la información a
la que hemos hecho referencia se deberá llevar un registro adecuado en
la Libreta de Citas y ello se logrará colocando algunas letras claves
identificatorias al lado del nombre de las personas cuyos nombres se
encuentren anotados en la libreta de citas.
Si se logra identificar el
nombre de las personas y su actitud es repetitiva, se podrá plantear la
opción de llamarles la atención primero con mucha cortesía y luego con
mayor claridad y énfasis, pues existen personas para quienes el reloj no
tiene ninguna importancia y esto nos estresa mucho al momento de estar
atendiendo a alguien que fue puntual y otra persona que llegó 40 minutos
tarde, entra muy campante y dice que ya llegó. El Personal de Recepción
deberá decirle inmediatamente entra esa persona a la sala de espera, que
ha llegado 40 minutos tarde, pues si se le dice esto 10 minutos después
que llegó, la persona muchas veces se siente en el derecho de decir que
ella ha estado esperando ya un buen tiempo.
Otra labor que puede
realizar nuestro personal en sus ratos libres, es revisar la libreta de
citas para llamar a quienes han dejado de venir o a quienes es necesario
volver a ver después de un tiempo que se les atendió en el consultorio.
Esta es una labor que pocas veces tiene a una persona responsable de
ello dentro del consultorio y simplemente nadie lo hace y se pierden
pacientes.
También se puede ocupar
espacios de tiempo libre:
* analizando la frecuencia
de compra de determinados materiales dentales, comparar su duración en
relación al número de procedimientos en los que se utilizan para ver si
no se está comprando algo innecesariamente, pues "alguien se lo está
llevando a su casa".
Una vez tuvimos una
Asistenta cuyo amigo era estudiante de Odontología y como ella veía que
en nuestro consultorio se compraba sin restricciones, ella empezó a
insertar la lista de pedidos de su amigo en la nuestra. la diferencia
era que nosotros no sabíamos eso y a la hora de pagar, nosotros lo
hacíamos.
* analizando el rendimiento
de los distintos materiales dentales>: en este momento le preguntamos a
Ud. si nos puede decir son temor a equivocarnos, cuántas obturaciones de
resina simple se logran con una jeringa de resinas de 4 gramos.
*comparar lo producido con
lo comprado. Lógicamente una caja de 150 radiografía solamente se
acabará cuando se hayan tomado 150 radiografías. Antes de ninguna
manera.
* Hacxiendo análisis del
lugar de residencia de nuestros pacientes.
* Haciendo análisis de cada
cuánto tiempo acuden nuestros pacientes a hacerse un control de su boca,
pues creemos que esa recomendación que hacemos rutinariamente que "hay
que ir al consultorio cada 6 meses" no la cumple nadie o al menos, muy
pero muy pocas personas.
* vigilando el orden de los
cajones de los muebles de los lugares de trabajo, los escritorios,
* el de los lugares de
almacenamiento de materiales,
* comprobando si el stock de
materiales coincide con aquello que tenemos en nuestro registros.
* hacer un recuento de los
trabajos que se han efectuado a los pacientes y comparar con el
rendimiento económico obtenido..
De esta manera podríamos ir
señalando muchas cosas que podemos encargar a nuestro Personal para
cuando dispongan de un tiempo libre y Ud. habrá podido deducir que toda
la información que se obtenga será de un gran provecho para la marcha de
nuestro consultorio y para su salud económica.
